ServiceNow erleichtert CKW die Arbeit: Effiziente Verwaltung von Netz- und Infrastruktur-Projekten
Die CKW setzt seit Juli 2022 auch im Projekt-Management für Netz- und Infrastruktur-Projekte auf die ServiceNow-Plattform und zieht eine positive Bilanz.
Die Lösung erleichtert die Arbeit der Mitarbeiter und gewährleistet die Sicherung der Stromversorgung im Kanton Luzern auch in Zukunft. Seit Inbetriebnahme konnten bereits über 1800 Infrastruktur-Projekte erfolgreich im System verwaltet und abgewickelt werden.
Wir haben zusammen mit dem Entwicklungsteam der Arctive innerhalb von kurzer Zeit eine vom Fach sehr gut akzeptierte Lösung entwickeln können. Mit der neuen, massgeschneiderten Lösung konnte die Effizienz im Projektablauf in der Planung und dem Bau von Netzinfrastruktur massiv erhöht werden. Die Integration von spezifischen Genehmigungen für Behörden wurde optimal in das Tool eingefügt, sodass eine reibungslose Abwicklung gewährleistet ist. Die Zusammenarbeit mit Arctive war äusserst ziel- und kundenorientiert und die Entwicklungs-Qualität hochwertig, so dass sehr wenig Aufwand für Tests und Korrekturen anfielen.
Markus Huwiler & Patrick Wicki / CKW
Das Ziel des Projekts war es, Netz- und Infrastrukturprojekte wie den Bau von Stromleitungen, Trafostationen und Anlagen aller Spannungsebenen in der bereits bei CKW etablierten ServiceNow-Plattform zu verwalten. Dabei lag der Fokus auf dem Projekt- und Portfolio-Management sowie weiteren unterstützenden Prozessen, wie der Erstellung von Dienstbarkeitsverträgen und Genehmigung von Planvorlagen. Dank automatisierter Workflows zu den einzelnen Projektschritten, wird der Nutzer durch die einzelnen Projektphasen geführt. Dies hat unmittelbar positiven Einfluss, auf die Zuverlässigkeit, Qualität und Effizienz im Rahmen des Projekt-Managements.
Mit dem «Projekteditor» ist es nun möglich, sämtliche Netz- und Infrastruktur-Projekte über eine Lösung auf der ServiceNow-Plattform zu projektieren, zu steuern und abzuwickeln. Dabei haben die Nutzer Zugriff auf alle relevanten Informationen wie Aufgaben-, Termin-, Ressourcen-, Kosten- und Vertrags-Management gemäss ihrer Rollen- und Zugriffsberechtigung. Dank diverser Dashboards für verschiedene Zielgruppen ist ein optimiertes Projektmanagement sowie eine zukunftsgerichtete Ressourcenplanung möglich. Auch strategische Projekte, deren Ausführungen bis zu 5 Jahre in der Zukunft liegen, können im System verwaltet und bewirtschaftet werden.
Der «Projekteditor» bietet jedoch noch zahlreiche weitere Funktionen, welche die Arbeit der CKW Mitarbeitenden erleichtert. Dazu gehören unter anderem die Kosten-Planung auf Fiskaljahr-Basis sowie die nahtlose Integration zur Unternehmenssoftware SAP für das Auslösen von Innen- und Instandhaltungsaufträgen und das Heranziehen der verbuchten Ist-Kosten. Letzteres gewährt einen konsistenten Soll-Ist-Abgleich und ermöglicht diverse Dashboards und Reports zur Kostenübersicht auf Projekt-, Abteilungs- und Portfolio-Ebene. Auch das Vertragsmanagement und die Verwaltung von Grundeigentümern, inklusive der Generierung von Dienstbarkeitsverträgen und dazugehörigen Dokumenten, sind im «Projekteditor» integriert. Die Ressourcenplanung, die Aufbereitung von Vorlagen für die Einreichung beim Eidgenössischen Starkstrominspektorat (ESTI) sowie die Integration zu einem Dokumenten-Management-System für das Anlegen von Akten und das automatisierte Ablegen von Genehmigungen und Vertragsdokumenten mittels workflowgestützer Automation sind weitere Funktionen, die die Arbeit der CKW erleichtern.
Daneben ist auch die Stakeholder-Verwaltung ein unverzichtbares Element für erfolgreiche Projekte. Mit der bereits von ServiceNow integrierten PPM-Funktionalität für Projekt-Templates, Kostenplanung und Statusberichte können Projekte effektiv geplant und gesteuert werden. Die Abhandlung von Klein- und Kundenprojekten wurde vereinfacht und mehrstufige dynamische Genehmigungen je nach Projektart und -grösse sind möglich. Somit ist sichergestellt, dass die richtigen Personen in den Entscheidungsprozess eingebunden werden. Die für die Dienstbarkeitsverträge notwendigen Dokumente (Vollmachten etc.) erzeugt der Projekteditor automatisch auf Basis von Templates, welche durch Sachbearbeiter selbst verwaltet werden können. Die Vertragsdaten der finalen Verträge werden an das Netz-Informationssystem (NIS) und an das Dokumenten-Managementsystem d.3 übermittelt, welche ebenfalls an die ServiceNow-Plattform angebunden wurden. So haben die involvierten Akteure alle wichtigen Informationen im Blick und können schnell und einfach darauf zugreifen. Die verbesserte Benutzerführung durch gezielte Hinweise und Statusmeldungen lässt das Arbeiten noch einfacher und effizienter gestalten.
Wir sind stolz darauf, dass wir gemeinsam mit der CKW den Projekteditor realisieren konnten und wir eine nachhaltige Business Solution auf die Beine gestellt haben, die das Arbeiten im Rahmen des Projekt-Portfolio-Managements bei Netz- und Infrastrukturprojekten noch effizienter gestaltet.
Philemon Antony; Mitarbeiter der Arctive AG
Insgesamt ist der «Projekteditor» eine überzeugende Lösung für die CKW, welche die Arbeit der Mitarbeiter im Rahmen ihres Projekt-Portfolio-Managements erleichtert und im weiteren Sinne, die Sicherung der Stromversorgung im Kanton Luzern auch in Zukunft gewährleistet.
Seit Inbetriebnahme der Lösung konnten 1800 Projekte im System erfolgreich abgewickelt und verwaltet werden. Der Projekteditor hat sich mittlerweile als unerlässliches Hilfsmittel für die Mitarbeitenden der CKW etabliert. Über 2100 Vertragsdokumente wurden bisher generiert, 900 ESTI-Vorlagen erstellt und rund 750 Grundeigentümer angelegt. Die unerlässliche Nutzung des «Projekteditors» zeigt sich auch in anderen Zahlen: Über 1000 Genehmigungen wurden bis dato durchgeführt und über 500 Leitungs- und Trafostations-Objekte im «Projekteditor» erfolgreich abgehandelt.
Die Projektrealisierung konnte dank der Erfahrungswerte sowie der Branchenexpertise der Arctive AG und der gefestigten Zusammenarbeit mit den Fachverantwortlichen der CKW zügig und erfolgreich umgesetzt werden.