Modernes Lohnmeldewesen für consimo
Das Ziel von Consimo war es, ein Kundenportal und eine Inkasso-Plattform zu schaffen, die Module wie die digitale Verarbeitung von Lohnmeldungen, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Taxierung, Stammdatenpflege, Rechnungswesen, Reporting und Output-Management integriert. Dabei war es von grösster Bedeutung, die bestehende Lösung schnell und risikofrei abzulösen und eine effiziente und kundenorientierte Systemlösung zu schaffen.
Um dies zu erreichen, wurden unterschiedlichste Technologien evaluiert. Schliesslich entschied sich Consimo für die cloudbasierte Technologie von ServiceNow. Die ausschlaggebenden Gründe für die Wahl der SaaS-Plattform von ServiceNow, ist ihr hoher Personalisierungsgrad von Services. Sie erlaubt integriertes und abteilungsübergreifendes Arbeiten, verringert Redundanzen, eliminiert menschliche Fehler und bietet eine einfache und verständliche Anwenderoberfläche. Ein weiterer wichtiger Aspekt, ist die Möglichkeit zur Integration und Interaktion von vor- und nachgelagerten Akteuren im Deklaration- und Inkassoprozess, welche in der Systemlandschaft abgebildet werden. Die Umsetzung des Projekts durften wir als Schweizer IT-Dienstleistungsunternehmen übernehmen, aufgrund unseres gelebten Schweizer Qualitätsstandard und der Expertise mit ServiceNow. Die agile Projektrealisierung erfolgte innerhalb weniger Monate.
Arctive ist ein Unternehmen, das ich aufgrund seiner Zuverlässigkeit sehr schätze. Gerade bei grossen und verantwortungsvollen Projektrealisierungen ist Zuverlässigkeit und Stabilität von entscheidender Bedeutung um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu pflegen.»
Rolf Frischknecht / Bereichsleiter Finanzen / consimo
Das Kundenportal ermöglicht den Kunden von FAR (Stiftung für den flexiblen Altersrücktritt im Bauhauptgewerbe) und Parifonds Bau, ihre jährlichen Lohnmeldungen online und über einen geführten digitalen Prozess einzureichen. Des Weiteren müssen Arbeitgeber für ihre Mitarbeitenden keine separaten Lohnmeldungen mehr einreichen, da heute eine einmalige Meldung über das digitale Portal Bau genügt und somit das Volumen um 50 % reduziert werden konnte. Die Triage und Plausibilitätsprüfungen der gesamten Lohnmeldungen für den Betrieb mit den individuellen Lohnmeldungen erfolgt im Hintergrund.
Darüber hinaus dient das Kundenportal als B2B-Plattform für die knapp 9'000 angeschlossenen Firmen, um Dokumente und umfangreiche Formulare der 91'000 Arbeitnehmenden auszutauschen und eine sichere und geschützte Kommunikation zu gewährleisten. Das Inkasso-Modul umfasst den klassischen Einzug von Forderungen und das dazugehörige Mahnwesen für die übertragenen Aufgaben. Mit dieser Lösung hat Consimo eine innovative und effektive Service-Plattform, die den Bedürfnissen aller Akteure entspricht. Eine sichere Kommunikation und einfache Interaktion mit u.a. Collecta, dem ISAB-Register (Informationssystem Allianz Bau) oder dem Unique Person Identification- Register (UPI) ist garantiert.
Dank der vollumfänglich elektronischen Aufsetzung des Mahnprozess sowie der nahtlose Übergang zu Umsysteme, die die Betreibungen weiterverfolgen, werden Fristen und Termine automatisch überwacht und der administrative Aufwand für Mitarbeitende reduziert. Die Qualität und Aktualität von Stammdaten hat sich verbessert, was sich positiv auf die Dienstleistungs- und Prozessqualität im Reporting auswirkt. Neue Anforderungen können heute schnell und einfach im Reportingprozess adaptiert und berücksichtigt werden. Das Output-Management wurde durch Funktionen wie e-Billing und E-Mailing aufgewertet, was insbesondere für den Kunden Sicherheit, Flexibilität und Schnelligkeit bedeutet. Hierbei stellt die ServiceNow Technologie das übergeordnete Service-Portal dar, welches an die webbasierte Management- und Controlling-Lösung Abacus angebunden ist um u.a. e-billing garantieren zu können.
Der Kundenprozess im Lohnmeldewesen und dem Inkassowesen ist somit nun End-to-End digitalisiert und kann papierlos abgewickelt werden. Bedienungsfreundliche Anwenderoberflächen, automatische Plausibilitätsprüfungen von Lohnmeldungen sowie der automatische Versand von Registrierungsschreiben reduzieren den einzelnen Bearbeitungsfall im Lohn- und Inkassomanagement erheblich. Den Sachbearbeitern werden durch die workflowgestützte Prozessautomation, unnötige Handgriffe abgenommen.
Ferner stellt die neue Systemlandschaft ebenso die Dokumentenverwaltung sicher ohne Risiken der Datenqualität und -aktualität einzugehen.
Letztlich ist festzuhalten, dass die Digitalisierung im Sozialversicherungswesen und öffentlichen Institutionen nicht mehr wegzudenken ist. Der Einsatz von neuen Technologien und Innovationen ist ein wichtiger Eckpfeiler, um zukünftigen Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt wie dem Fachkräftemangel begegnen zu können.
Der Wandel vom Sachbearbeiter hin zum Case Manager findet statt. Das Jobprofil für Sacharbeiter im Lohnmeldewesen und Inkasso wird sich massgeblich verändern. Das Abtippen von Information auf physisch vorliegenden Formularen und Anträgen in die Fachsysteme entfällt. Stattdessen kann nun die frei gewordene Zeit für die Bearbeitung von komplexen Sachverhalten genutzt werden und letztlich das Arbeiten als Case Manager gelebt werden.
Die ServiceNow Technologie ermöglicht modernes Workflowmanagement und zeichnet sich insbesondere durch ihre hohe Flexibilität aus. Die ServiceNow Technologie hat uns in jeder Hinsicht überzeugt und wir sind froh, uns für diese Technologie entschieden zu haben.
Rolf Frischknecht / Bereichsleiter Finanzen / consimo
Cloudbasierte Technologien wie jene von ServiceNow zeichnen sich durch ihre workflowgestützten Prozesse und deren Automation aus. Die Standardprozesse von Consimo konnten so schnell, flexibel und individuell digitalisiert und migriert werden. Dies schafft Transparenz und eine Qualitätssteigerung der Prozesse durch deren Harmonisierung und Verschlankung. Der administrative Aufwand für alle Akteure konnte wahrnehmbar reduziert werden und ein übersichtliches und kundenfreundliches Kundenportal wurde auf die Beine gestellt. Insgesamt bietet die ServiceNow Technologie eine hochmoderne, benutzerfreundliche und effiziente Lösung für die spezifischen Anforderungen von consimo, die es auch in Zukunft ermöglicht weitere Geschäftsprozess End-to End zu digitalisieren. So wird im Herbst 2023, ebenso die Digitalisierung des Bildungs-Leistungsangebots von Parifond Bau erfolgen, bei welcher rund 50 Bildungsinstitute angeschlossen werden, um eine sichere Kommunikation und Auszahlung von Schulungs- & Weiterbildungszuschüssen an die Arbeitgeber über eine einzige digitale Service-Plattform zu gewährleisten. Mit diesem Schritt, kann Ende 2024 das Alt-System AS/ 400 vollständig abgestellt werden.