Blog: Onboarding Projekt
23.07.2021
In der heutigen Zeit ist ein cleveres Onboarding neuer Mitarbeiter wichtiger denn je, da die Einarbeitung in die Strukturen und Arbeitsabläufe des Arbeitgebers und der zukünftigen Kunden komplett oder zumindest überwiegend virtuell erfolgt. Es bedarf dafür einer neuen Form des "Über-die-Schulter-schauen" um sicherzustellen, dass die neuen Kolleginnen und Kollegen sich von der ersten Minute an optimal entfalten können.
In der heutigen Zeit ist ein cleveres Onboarding neuer Mitarbeiter wichtiger denn je, da die Einarbeitung in die Strukturen und Arbeitsabläufe des Arbeitgebers und der zukünftigen Kunden komplett oder zumindest überwiegend virtuell erfolgt. Es bedarf dafür einer neuen Form des "Über-die-Schulter-schauen" um sicherzustellen, dass die neuen Kolleginnen und Kollegen sich von der ersten Minute an optimal entfalten können.
Bei der Arctive AG wenden wir unser «Götti-Model» an. Der Götti ist ein erfahrener Kollege und dient dabei als Ansprechpartner für all die typischen Fragen, die in den ersten Tagen und Wochen anfallen. Da wir in unseren Projekten grundsätzlich agil arbeiten werden in der ersten Zeit fixe Onboarding-Dailys abgehalten, um sich regelmässig auszutauschen. Diese Regelmässigkeit mag dem einen oder anderen übertrieben erscheinen, doch gerade jetzt, wo der persönliche Kontakt nicht in gewohnter Form stattfindet, ist es überaus wichtig, dass der neue Kollege regelmässig die Möglichkeit hat seine Fragen zu stellen. Ausserdem ist es eine gute Vorbereitung auf den Projektalltag und die damit verbundenen täglichen Stand-Up-Meetings.
Vor kurzem durften wir 3 neue Mitarbeiter bei der Arctive AG begrüssen und ich übernahm die Rolle des Götti für eine neue Kollegin. Ich tat dies nicht zum ersten Mal, weshalb ich mir an dieser Stelle immer die Frage stelle wie es beim letzten Götti-Job lief und was man besser machen könnte. Des Weitern stellte ich mir die Frage, wie ich mein eigenes Onboarding erlebt hatte und wie ich mich dabei fühlte. Dabei standen für mich die folgenden Punkte im Fokus:
- Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen und das Erleben der Firmenkultur
- Schnelles Aneignen von neuem Wissen
- Vorbereitung auf den folgenden Projektalltag
- Und natürlich das Wichtigste: Spass haben!
Bezogen auf die Schlüsselqualifikationen (Wissen, Können, Einstellung) bedeutet das folgendes: Bei der Arctive AG wird während der Interview- und Auswahlphase von Kandidaten der Hauptfokus auf die Einstellung gelegt. Natürlich werden auch die nötigen fachlichen Voraussetzungen hinterfragt und allenfalls geprüft, aber die wichtigste Frage, die es zu klären gilt, ist: Passt die Kandidatin, der Kandidat ins Team und kann es bereichern?
Bezüglich Wissen gibt es nicht viel zu überlegen. Wir fokussieren uns auf Projekte im Umfeld von ServiceNow® und können somit auf eine umfangreiche Learning-Plattform zurückgreifen, um das nötige Produkt-Knowhow aufzubauen, zu festigen und auszuweiten. Bleibt das Thema Können. Meiner Erfahrung nach wird dieser Bereich bei Mitarbeitereinführungen häufig vernachlässigt, dabei ist es doch gerade hier wichtig genügend Zeit zu investieren, denn Können (Skills) wird angeeignet durch Üben und Ausprobieren, oder mit anderen Worten: Skills werden erlangt durch die praktische Anwendung von erworbenem Know-how.
All diese Überlegungen führten mich zur Idee eines Onboarding-Projekts. Also eine möglichst praxisnahe Simulation einer zukünftigen Kundenprojekt-Situation in konzentrierter Form. Die Simulation sollte möglichst alle Facetten eines Projekts beinhalten, vom Sammeln der Anforderungen über das Erstellen und Verwalten des Backlog, bis hin zur Sprint-Planung und Durchführung, Review und abschliessendem Retro. Es sollte dabei etwas Wertvolles und praktisch Nutzbares für Arctive entstehen, nicht wie sonst leider bei Simulationen üblich, wo eine fiktive Anforderung bearbeitet wird und das Produkt später entsorgt wird. Auch war mir wichtig, dass die Perspektiven der unterschiedlichen Rollen praktisch erfahren werden. Ich bin überzeugt, dass man so mit Product Ownern, Stakeholdern, Testern etc. später viel besser zusammenarbeiten kann, wenn man deren Sicht kennt und somit nachvollziehen kann.
Mit dieser Idee ging ich zu unserem CEO und stiess dort sofort auf offene Ohren, so dass ich mit dem nötigen buy-In sofort loslegen konnte. Auch die beiden anderen Göttis (es waren ja 3 neue Mitarbeiter) musste ich nicht lange überzeugen. Wir starteten also gemeinsam unmittelbar mit der Planung der Onboarding-Projekte.
Als Erstes ging es an die Auswahl geeigneter Projekte. Auch wurde darüber diskutiert, ob nicht alle 3 Onboardees gemeinsam an einem Thema arbeiten sollen, oder jeder sein eigenes erhält. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Wir haben uns schlussendlich dafür entschieden, dass jeder sein eigenes kleines Thema erhält und somit Ownership übernimmt.
Die Durchführung der Onboarding Projekte hat viel Abwechslung in den Alltag der Onboardees gebracht. Das eher trockene Aneignen von Wissen wurde durch die Herausforderungen der Projekte aufgefrischt und mit praktischer Relevanz unterlegt. Während 2 bis 3 Sprints wurden erstaunliche Ergebnisse erreicht und das Feedback der neuen Mitarbeiter war durchwegs sehr gut.
Uns allen hat die erste Iteration der Onboarding-Projekte viel Spass gemacht und die Vorbereitungen für Runde 2 sind in vollem Gange, denn die nächsten Mitarbeiter beginnen in Kürze.
Einige Zitate:
"Das Onboarding wurde in einem agile Projektmodus durchgeführt was durch die Daily-Meetings geholfen hat, bei Fragen schneller weiterzukommen als dies in Kursen der Fall ist. Die Probleme, welche man lösen musste, waren wie im richtigen Projekt unvorhersehbar."
"Ein weiterer Vorteil war es auch Dinge ausprobieren zu können und dadurch auch direkt die Auswirkungen zu erfahren, um zu sehen was man besser nicht machen sollte."
„Alle Arctive Kollegen haben mir gerne geholfen, und das war wichtig zu erfahren, wie großartig sie sind, und dass ich bei unserem Team immer optimal unterstützt werde.“
"Das Onboarding Projekt hat mir die Möglichkeit gegeben mich in die anderen Rollen zu versetzen, um z.B. Anforderungen zu sammeln und User Storys zu schreiben."
"Vor allem hat das Onboarding Projekt die Möglichkeit geboten in einer sicheren Umgebung auf Probleme zu stossen, auszuprobieren, Fehler zu machen und sie zu beheben. Und das alles mit einem realistischen Ziel und vorzeigbaren Produkt am Ende."
- Martin