Blog: DoDi - Definition of Discussed

08. Sep 2021

In Zeiten der ausgehenden Pandemie werden zunehmend hybride Arbeitsmodelle relevant, man arbeitet nicht mehr nur im Office oder nur im HomeOffice. Es findet eine Flexibilisierung statt, die sicher eine gute Entwicklung ist. Diese hat aber Auswirkungen auf die Zusammenarbeit in unseren agilen Entwicklungsteams. Daher schlagen wir eine Erweiterungen um Kommunikationselemente vor, die wir "Definition of Discussed" nennen. 

In der Pandemie konnte sich unser agiles Entwicklungsmodell recht gut "virtualisieren" und wir als Arctive sind ohne Schaden durch die Pandemie gekommen. Die unterschiedlichen Videokonferenzlösungen funktionieren für uns auch in der Zusammenarbeit mit Kunden ausreichend gut. Natürlich ist es schöner face-to-face und es wurde ja schon viel darüber geschrieben und philosophiert.

Was aber passiert wenn es um hybride Zusammenarbeit geht, die wir in unseren Projekten jetzt zunehmend meistern müssen? 

Was ist eigentlich hybride Zusammenarbeit? 

Unter hybrider Zusammenarbeit verstehen wir das gemeinsame Arbeiten an einem Thema, insbesondere in Form von Besprechungen bei denen ein Teil der Teilnehmer gemeinsam vor Ort ist und ein Teil virtuell teilnimmt.

Besondere Herausforderungen

Hier stossen zwei unterschiedliche Kommunikationsformen aufeinander, virtuelle Teilnehmer sind eingeschränkt im Vergleich zum vor Ort Team und können sich oft weniger einbringen. Das geschieht sicher nicht bewusst aber es passiert. Dies betrifft u.A. die folgende Bereiche:

  • non-verbale Kommunikation (eingeschränkt, man "sieht" nicht Alles was im Raum passiert und kann schlechter darauf regieren.
  • Gemeinsame Zusammenarbeit z.B. an einem Whiteboard oder Flip-chart (entweder man muss jemanden auffordern eigenen Input aufzuschreiben oder man geht zurück auf rein virtuelle Whiteboards, die aber oft in face-to-face meetings dazu führen, dass alle auf Ihren Bildschirm schauen und Vorteile der vor-Ort Arbeit eingeschränkt werden.
  • Sich einbringen (in intensiven Diskussionen haben virtuelle Teilnehmer oft das Nachsehen, weil Sie sich schlechter bemerkbar machen können)
  • Ton und Videoqualität (ganz banal sind in einer grösseren Gruppe ohne spezielle Lösungen virtuelle Teilnehmer oft schlecht zu hören und hören im Gegenzug Diskussionen im Raum schlecht, gleiches gilt für Video)

mit gemischten Teams

Ein wichtiger Einflussfaktor ist, dass Teams oft gemischt sind, d.h. Mitarbeiter unterschiedlicher Firmen teilnehmen. In einem solchen Set-up können sich die Herausforderungen sogar noch verstärken. 

und agiler Entwicklung 

Wir setzen wie viele auf Scrum oder andere agile Vorgehensmodelle. Allen gemein ist dass sie auf wenige, definierte Artefakte wie Meetings setzen, die ganz klare Ziele haben und das Engagement der Teilnehmer fördern wollen. In Scrum unterliegen dabei Schnittstellen im Entwicklungsprozess Abmachungen, auf die sich das Team geeinigt hat. z.B. gibt es eine Abmachung die sagt, welche Eigenschaften eine Story haben muss, damit Sie eingeplant werden kann (Definition of Ready) und einen Abmachung die sagt, wann eine Story fertig umgesetzt ist (Definition of Done).

Definition of discussed

In der Kommunikation geht es auch um "etwas" nämlich um den Inhalt der Kommunikation. Und da insbesondere in agilen Entwicklungsvorhaben Kommunikation ja maximiert und besonders wichtig ist, schlagen wir vor ergänzend eine weitere Abmachung zu treffen, die Definition of discussed (DoDi).

Hier vereinbaren die Teammitglieder wie sie die besonderen Herausforderungen einer hybriden Zusammenarbeit für sich regeln wollen. An dieser Stelle können wir nur Anregungen geben, jedes Team muss für sich festlegen was im konkreten Umfeld hilfreich ist und umgesetzt werden kann. Wir glauben aber fest dass eine solche Abmachung hilft den Lernprozess zu befeuern und letztlich zu mehr Zufriedenheit aller Teammitglieder und besseren Ergebnissen der Teams führen.

Elemente unserer DoDi

Wir haben gute Erfahrungen gemacht mit den folgenden Vereinbarungen in unserer DoDi:

  1. Eine gehobene Hand bei einem virtuellen Teilnehmer hat Vorrang
  2. Es wird rotiert wer vor Ort ist wenn das Team nicht vollständig sein kann
  3. Diskussionspunkt werden als abgeschlossen markiert nachdem alle sich alle (wirklich) dazu geäussert haben
  4. Am Ende einer Session wird ein Puffer eingeplant, damit virtuelle Teilnehmer nicht abrupt gehen müssen, es wird angekündigt wann dieser Puffer erreicht wird
  5. Ein vor-Ort Mitglied achtet explizit auf virtuelle Wortmeldungen und verstärkt diese
  6. Nach einem Diskussionspunkt sagen alle Teilnehmer ob das Thema für Sie ausreichend besprochen ist oder erneut separat besprochen werden soll
  7. Wir stimmen unter allen Teilnehmern ab welches Werkzeug gerade eingesetzt wird (online whiteboard, flip-chart, etc.)
  8. Mindestens wer spricht hat sein Video eingeschaltet, kein Ton ohne Video
  9. Besprechungen mit virtuellen Teilnehmern sollen aufgezeichnet und angelegt werden um nachträglich etwas nachzuvollziehen zu können.
  10. Alle sollen gleich viel Redezeit bekommen, egal ob virtuell oder face-to-face
  11. Am Ende einer Besprechung eine Runde in der jeder ausdrücklich sein feedback dazu gibt ob er sich genug eingebracht hat und einbringen konnte 

Es gibt noch viele andere Möglichkeiten und ich würde mich freuen von Euch zu hören was bei Euch gut funktioniert.

- Christian

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