Lohnmeldungen via Self-Service Portal und durchgängiges Inkasso bei Consimo und AK66
SwissTool® und NoCodePDF® im erfolgreichen Einsatz bei Consimo und AK66 - Eine Erfolgsgeschichte über vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber, der Projektleitung und dem Umsetzungsteam
Die AK66 als Ausgleichskasse für die Mitglieder des Schweizerischen Baumeisterverbandes (SBV) erbringt Dienstleistungen der 1. Säule im Sozialversicherungswesen. Daneben wurden der AK66 Aufgaben für die Beitragserhebung für den flexiblen Altersrücktritt (FAR), sowie die Beitragserhebung und die Auszahlung der Leistungen bei der Vollzugsfinanzierung und Berufsförderung (Parifonds Bau) übergeben. Diese Dienstleistungen sind unter dem Markennamen «Consimo» zusammengefasst.
Arctive setzte für Consimo (eine Marke der Ausgleichskasse AK66) eine Deklarations- und Inkasso Plattform, auf der Basis von Standard ServiceNow um. Die Lösung umfasst ein benutzerfreundliches Portal für das Schweizer Baugewerbe, in dem auf einfache Weise Lohnmeldungen erfasst und zur Bearbeitung eingereicht werden können. Die eingereichten Lohnmeldungen werden mit Hilfe öffentlicher und nicht-öffentlicher Daten validiert und dann vollautomatisch weiterverarbeitet. Die Lösung integriert Schweizer Register, Abacus als Finanzsystem sowie Microsoft Dynamics und verarbeitet so vollautomatisiert und ganzheitlich das Inkasso für die übertragenen Aufgaben für die über 9’000 angeschlossenen Schweizer Baufirmen.
Das Ergebnis ist beeindruckend: Erste Lösungsteile konnten am 01.06.2023 und 01.09.2023 in Betrieb genommen werden, nach nur 22 Monaten wurde das Gesamtprojekt im März 2024 plangemäss on-time und on-budget final abgenommen und ging problemlos in den Regelbetrieb über.
Nach 22 Monaten Projektarbeit haben wir Ende März das Portal Bau als gemeinsame Onlineplattform für die Betriebe des Bauhaupt- und Gleisbaugewerbes erfolgreich abgeschlossen. Mit über 5'000 Firmen ermöglicht dies den digitalisierten Datenaustausch für Lohnmeldungen, Beitragsrechnung und den weiteren Informationsaustausch.
Rolf Frischknecht, Auftraggeber Consimo
Auslöser für das Projekt war ein AS/400 System, welches end-of-life war und nicht weiter betrieben werden konnte. Zusätzlich wollte man durchgängige, einheitliche Prozesse über System- und Nutzergruppengrenzen einführen, Medienbrüche abschaffen und die Schnittstellen zu Umsystemen konsolidieren. Nicht zuletzt ging es darum, die Weichen für die Zukunft zu stellen mit einer ausbaufähigen und standardisierten Lösung, die für weitere Anwendungen eingesetzt werden kann und den Einzug von modernen Technologien wie z.B. AI und Anderen nicht behindert, sondern fördert.
Consimos Sitz ist in Zürich. Die Projektleitung wurde der Panoff Consulting GmbH übertragen, ebenfalls vor Ort. Die Auswahl bei der Projektausschreibung fiel auf eine Lösung des Schweizer Anbieters Arctive und auf die ServiceNow®- Plattform. Diese Kombination garantiert die kollaborative Zusammenarbeit vor Ort in Zürich auf Deutsch sowie eine schnelle Time-to-Value, die sich aufgrund der leistungsfähigen Plattform, der verfügbaren Arctive Business Solutions und der grossen Expertise der Arctive Mitarbeitenden ergibt.
Die Entwickler von Arctive sind in der Lage, komplexe Themen so umzusetzen, dass sie für den Kunden leicht verständlich und benutzerfreundlich sind. Sie denken proaktiv mit, was Arctive auch in schwierigen Projektsituationen zu einem verlässlichen Partner macht.
Reto Höhn, Projektleiter Panoff
Es wurde ServiceNow® als zentrale Plattform etabliert, die den beteiligten Personengruppen auf ihre Bedürfnisse massgeschneiderte Oberflächen bereitstellt. Zum Beispiel ein auf SwissTool® basierendes Portal für die Endanwender oder aufgabenbezogene Arbeitsbereiche für interne Sachbearbeitende. Darüber hinaus wurden die Abläufe neu gestaltet, sodass sie End-to-End von ServiceNow® ausgeführt und gesteuert werden können. Dies schliesst auch die Integration mit den Umsystemen wie Abacus, Microsoft Dynamics und den erwähnten Registern ein. Die Migration sämtlicher Daten aus den Altsystemen verlief fehlerfrei und in wenigen Tagen. Das On-Boarding der über 9'000 angeschlossenen Firmen wurde phasenweise durchgeführt und erreichte Erfolgsquoten deutlich über den ambitionierten Erwartungen von Consimo.
In enger Zusammenarbeit mit Arctive, als unseren Generalunternehmer für die Plattformen ServiceNow® und Abacus, haben wir die Lösung umgesetzt. Die Zusammenarbeit mit Arctive haben wir sehr geschätzt. Als kompetenter Partner hat Arctive in Zusammenarbeit mit unserem Projektteam die Lösungen nach der agilen Projektmethode erarbeitet und umgesetzt. Professionalität, Teamspirit, Vertrauen in die Fähigkeiten des Einzelnen und die Prise Humor die es ebenso braucht, waren entscheidende Erfolgsfaktoren.
Rolf Frischknecht, Auftraggeber Consimo
Das finale Produkt ermöglicht neben der Ablösung der Altsysteme nun auch eine Steuerung der Gesamtabläufe, da diese transparent dargestellt und in Reports und Dashboards für den Kunden jederzeit zugänglich sind. Durch die Automatisierung bisher manueller Bearbeitungsschritte, wie z.B. das Erstellen von Schreiben, die jetzt mit NoCode PDF® generiert werden, wird das Risiko für Fehler reduziert und die Effizienz der eingesetzten Ressourcen gesteigert.Es hat sich gezeigt, dass die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber, der Projektleitung und dem Umsetzungsteam ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Erreichung der gesteckten Ziele war – und Spass gemacht hat es auch noch.
Die Zusammenarbeit mit Arctive im IT-Betrieb ist sehr effizient. Das Team von Arctive überzeugt sowohl durch technisches wie auch fachliches Wissen. Besonders hervorzuheben sind die schnelle Reaktionszeit, der zuverlässige Support sowie die partnerschaftliche Zusammenarbeit.
Markus Huwyler, Leiter IT Consimo