Arctive schafft digitale Lösung für Leistungsgesuche bei Weiterbildungen in der Baubranche
Über 6.500 Firmen profitieren: Der Prozess der Leistungserstattung für Weiterbildungen von Mitarbeitern der Baubranche wird deutlich transparenter, einfacher und effizienter. Dank Arctive. Das Unternehmen erweiterte seine zuvor etablierte Deklarations- und Inkasso-Plattform um ein weiteres Portal für Leistungsgesuche bei Weiterbildungen in der Baubranche.
Das System auf der Basis von ServiceNow® ging kürzlich online.
Mit Erfolg: Die Resonanz bei den Kunden der Baubranche, Weiterbildungsanbietern sowie bei consimo als Betreiber der Plattform und des Vereins Parifonds Bau ist durchweg sehr positiv.
„Wir freuen uns, dass wir nach knapp neunmonatiger intensiver partnerschaftlicher Zusammenarbeit nun das Portal live schalten konnten. Ein etabliertes Projektteam, top Unterstützung durch die beteiligten Firmen und dem Auftraggeber Parifonds Bau, das Zusammenspiel mit den Bildungsanbietern sowie kurze Entscheidungswege waren die Garanten für die erfolgreiche Einführung“, sagt Martin Markovsky, Principal Expert bei Arctive und Leiter des Projektes.
6.500 Firmen profitieren
Bislang mussten Baufirmen für die Abrechnung von Weiterbildungsmassnahmen händisch für jeden Mitarbeiter ein Formular ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben. Das Papier musste dann an consimo – das Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum im erweiterten Sozialversicherungsbereich – geschickt werden. Dort wurden die Anträge erneut geprüft, per Hand in die Systeme übertragen und der bewilligte Betrag zur Auszahlung gebracht.
Mit seinem fachlichen Know-How etablierte Arctive nun einen digitalen Prozess. Sämtliche Weiterbildungsangebote sind strukturiert in einem Kurskatalog aufgelistet. Firmen können mehrere Mitarbeiter in einem einzigen Prozess für den Kurs melden. Bislang musste für jeden einzelnen Beschäftigten ein eigenes Formular ausgefüllt werden. Hinterlegte Prüfmechanismen über Berechtigungen und erfüllte Leistungen laufen automatisch ab. Eine manuelle Bearbeitung ist aktuell nur bei personenbezogenen Ausnahmen erforderlich.
Damit verbunden sind eine Effizienzsteigerung, Transparenz über den gesamten Prozessablauf und deutliche Vereinfachung sowie geringe Fehleranfälligkeit. Zudem kann der Bearbeitungsstatus jederzeit eingesehen werden. Aktuell sind rund 6.500 Firmen berechtigt, Rückvergütungen über den Parifonds Bau zu beantragen.
Herausforderungen im Team bewältigt
Die grösste Herausforderung für Arctive war es, die Stammdaten von den Bildungsanbietern zu erhalten, um die entscheidenden Informationen in den zentralen Kurskatalog einpflegen zu können. „Der Erfolg ist eine Teamleistung. Alle Beteiligten konnten von den Vorteilen überzeugt werden. Wir haben an einem Strang gezogen“, so Martin. Zudem schult Arctive die Sachbearbeiter von consimo im Umgang mit den veränderten Prozessen. „Wichtig war es auch, diese neuen Abläufe mit den Kunden zu kommunizieren und die Bedienung möglichst einfach zu gestalten“, fügt Martin hinzu. Arctive arbeitet nun an weiteren Verbesserungen und Optimierungen für eine erweiterte Automation.
Aufgrund der hohen Fachkompetenz von Arctive haben wir gemeinsam ein weiteres Teilprojekt erfolgreich durchgeführt. Es besteht ein starkes Vertrauensverhältnis, das sich aus der Zusammenarbeit und den Erfolgen des früheren Grossprojekts entwickelt hat und als transparent, professionell und mitdenkend beschrieben werden kann.
- Thomas Meyer, Geschäftsstellenleiter der Parifonds Bau
Das frühere Portal war ein Altsystem, eine unübersichtliche und verwirrende Kursstruktur, die wir mit Arctive erfolgreich zu einem effizienten Portal mit erheblichem Kundennutzen standardisiert haben. Der gesamte Prozess von der Antragstellung bis zur Leistungserstattung - durchgängig digital und effizient, dank Arctive.
- Thomas Meyer, Geschäftsstellenleiter der Parifonds Bau
Zweiter Teil einer zukunftsweisenden Lösung
Die digitale Plattformlösung auf der Basis von ServiceNow® ist der zweite Teil eines Grossprojektes. Im ersten Teil führte Arctive bereits mit einer Deklarations- und Inkasso-Plattform die Lohnmeldungen durch ein Self-Service-Portal erfolgreich ein. „Die nun freigeschaltete Plattform für die Weiterbildungen schliesst nahtlos daran an“, sagt Martin. Das Projekt läuft weiter. Zukünftig sollen die Bildungsanbieter noch stärker eingebunden werden.Die Plattform selbst war sehr speziell und komplex, daher brauchten wir einen Partner, der über die umfassende Expertise und das erforderliche Know-how verfügt, um die beiden Plattformen nahtlos miteinander zu verknüpfen. Genau diese Kompetenzen besitzt Arctive und hat die Verknüpfung in einem effizienten und mitdenkenden Stil erfolgreich umgesetzt.
- Thomas Meyer, Geschäftsstellenleiter der Parifonds Bau
Man kommt zu Arctive mit einem Problem und einem Lösungsansatz zur Umsetzung - & sie bieten dir eine Lösung an, die sogar noch besser ist, als du es dir vorgestellt hast.
- Thomas Meyer, Geschäftsstellenleiter der Parifonds Bau