Drucken Sie bereits in den Briefkasten Ihrer Kunden?

16.05.2022

Sie fragen sich wie soll dies funktionieren? Und insbesondere für Akteure im Energieversorgungssektor, die starken gesetzlichen Regulatorien ausgesetzt sind und diese auch bei der Kundenkommunikation nicht halt machen. So empfiehlt das Eidgenössische Starkstrominspektorat (ESTI) bspw. das Mahnungen zur Aufforderung der periodischen Kontrolle mittels Einschreiben versendet werden. Mit LetterBird ist ein vollautomatischer digitaler und doch physischer Versand möglich inklusive Tracking. Sei es bei Massenversendungen, Einschreiben oder einem Briefversand ins Ausland.

Letter Bird für EVU

Mit Letter Bird ist ein vollautomatischer digitaler und doch physischer Versand möglich inklusive Tracking. Sei es bei Massenversendungen, Einschreiben oder einem Briefversand ins Ausland.

Heutzutage sind die digitalen Kommunikationskanäle stark auf E-Mail oder in-Apps Nachrichten ausgelegt. Für die verschiedenen Verantwortungsbereiche eines Energieversorgungsunternehmens (EVU) eignen sich diese rein digitalen Kanäle nicht immer. Im Netzbereich kümmert sich ein EVU um Netzanschlussverträge, Einsprachen zu Baugesuchen, Beschwerden mit Schadenersatzforderungen, Genehmigungen für EEA-Anlagen oder Lieferscheine für Smart-Meter. Der postale Weg ist für einige EVU-Verantwortungsbereiche essenziell. Wir digitalisieren diesen analogen Weg für unsere Kunden und generieren den digitalen Briefkasten. Wie funktioniert dieser?

Letter Bird

Unsere Lösung, die Letter Bird App, generiert aufgrund des zugrundeliegenden Prozesses und einer Vorlage ein personalisiertes PDF. Dazu werden die Stammdaten zu Geschäftspartner-Informationen für Adressdaten sowie Angaben aus dem Vorgang (z.B. periodische Kontrolle, Bewilligung für Energieerzeugungsanlagen) übernommen, um ein persönliches und standardisiertes PDF zu generieren. Eine zentrale Funktion dabei ist die Briefanschrift. Diese muss passend dem Sichtfenster eines Briefumschlages / Couvert positioniert sein. Dies wird durch Standard-Vorlagen sichergestellt. Das PDF wird danach digital einem externen Druck- und Versand-Center übergeben (REST API). Dieses druckt, faltet, verpackt und versendet das Dokument automatisiert. Selbstverständlich können hier Optionen wie Versandgeschwindigkeit (A-Post, B-Post, Einschreiben), Duplex, Kolorierung (farbig oder schwarzweiss) oder personalisierte Briefumschläge (z.B. mit Firmenlogo) übergeben werden. Der Fachexperte muss nichts aktiv unternehmen – er arbeitet aufgabenbasiert und im Hintergrund werden zu den definierten Prozessschritten die entsprechenden Schreiben automatisch in der gewünschten Konfiguration versendet. So können PDFs einfach und unkompliziert sozusagen in den Briefkasten der Kunden gedruckt werden.

Selbstverständlich sind weitere Funktionen wie das Tracking und Reporting des Versands, sichergestellt. Im Bereich der periodischen Kontrollen kann es vorkommen, dass z.B. der Eigentümer gewechselt hat. Der Brief kann somit nicht zugestellt werden, da die Anschrift nicht korrekt ist. Bei Nichtzustellung wird mittels LetterBird automatisch eine Aufgabe für den Fachexperten erstellt, welcher die Daten im Grundbuch prüft und anpassen kann - die Datenqualität sowie die Zeiteffizienz wird erhöht. Auch Massenversand (ein Deckblatt wird automatisch generiert) oder ein individueller Versand ist möglich. Dazu haben wir zwei Demo-Videos:
Massenversand

Individueller Versand

Die EVU-Prozesse wie auch die Ansprüche über die Wahl des geeigneten Kommunikationskanal sind vielseitig. Diesen Ansprüchen wird LetterBird gerecht und bietet zugleich Einfachheit, Automatisierung und Effizienz. Die Letter Bird App wurde für die Plattform ServiceNow entwickelt.

- Max Eugster

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